Projectmanagement in het thuiswerk tijdperk

Een projectmanager zorgt er samen met het projectteam voor dat projecten op de juiste manier en zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. Daarbij worden aspecten zoals tijd en budget goed in de gaten gehouden.

Seth Dankelman is projectmanager bij Nedfinity. Hij houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alle aparte processen in juiste banen worden geleid. Het managen van projecten is in deze tijd extra belangrijk omdat je het overzicht snel kan verliezen. Daarom geeft Seth jou in deze blog 5 tips voor goed projectmanagement.

1. Plan met marges

Vooruit plannen is cruciaal wanneer je aan projecten werkt. Ongeacht of deze van lange of korte duur zijn, het plannen van werkzaamheden is zeer bevorderlijk voor de efficiëntie van het team. Je hebt het vast wel eens ervaren, een project waarvan je dacht dat je het razendsnel af zou kunnen hebben. Alle taken en werkzaamheden waren strak ingepland en iedereen moest zich daaraan houden. Echter komt er plotseling iets tussendoor, iets wat snel aangepakt moet worden, een probleem of ander issue wat prioriteit heeft. De planning moet worden omgegooid en deadlines moeten worden verschoven. Klanten zijn teleurgesteld en het is niet bepaald bevorderlijk voor de teamspirit.

Kortom zorg dat je voldoende marge op je planning hebt. Taken naar voren halen gaat namelijk gemakkelijk, en als je een product eerder kan afronden zullen klanten daar juist blij mee zijn. Maar een te volle planning aan de andere kant… dat kan zomaar finest zijn voor een belangrijke relatie.

2. Contact met collega’s en klanten

Als projectmanager ben jij de verbindende factor tussen medewerkers onderling maar ook met klanten. Jij bent immers op de hoogte van alle activiteiten in en om je organisatie. Jij bent vaak de eerste die men contacteert, of het nou via de mail, zoom, chat of gewoon via de telefoon is. Maar zeg nou eerlijk, mailen of chatten is toch zóóó 2020.

Bellen (of videobellen) is sneller, effectiever en vele malen persoonlijker. Van medewerkers krijg je op deze manier sneller respons waardoor je efficiënter kan werken. Tevens ben je zo meer op de hoogte van hun werkzaamheden en houd je elkaar scherp.

Door telefoongesprekken met klanten voorkom je miscommunicatie. Bij schriftelijke communicatie kan men namelijk nog wel eens iets over het hoofd zien of anders interpreteren. Daarnaast krijg je meer ‘feeling’ met de klant en zij met jou. Persoonlijk contact is nou eenmaal erg belangrijk, zeker als het om een aankoop gaat. Verstandig is het natuurlijk wel om na afloop van je belletje alles nog even zwart op wit te zetten om het te bevestigen.

3. Projectmanagement systemen zijn je vriend

In het begin lijkt misschien erg lastig en wellicht houd je liever vast aan je planningen, begrotingen en logboeken in Excel. Maar projectmanagement systemen zijn speciaal ontwikkeld om het managen van projecten te vereenvoudigen. Dit houdt in het bijhouden van planningen, het loggen van tijd, het toedelen van taken en het bijhouden van facturen en budgetten.

Hoe doen wij dat?

“Voor het managen van projecten is vanzelfsprekend veel info nodig. In het voortraject met de klant wordt de meeste informatie vergaard. Aspecten als projecteisen, budget en deadlines passeren de revue. Echter kan niet alle informatie van de klant af komen. Samen met collega’s worden taken en subtaken opgesteld. Daarnaast geven zij ook een inschatting van de tijd die dit hen gaat kosten. Op deze manier kan de projectmanager een duidelijke planning maken in onze systemen.

Bij Nedfinity maken we gebruik van twee projectmanagement systemen. De eerste is Productive. Met dit systeem bewaar je het overzicht. Wij hebben veel projecten naast elkaar lopen en daarom is het cruciaal om inzicht te hebben in taken, gelogde tijd, deadlines en planningen.

Vervolgens kan er per project de diepte in worden gedoken met Jira. Met dit systeem worden per project de issues inzichtelijk gemaakt. Deze issues kunnen op hun beurt weer aan collega’s worden toegekend. Zij kunnen per issue aangeven als zij er mee bezig zijn geweest of als deze klaar is. Op deze manier zijn medewerkers en projectmanager op de hoogte van vorderingen in het project en of alles nog volgens de planning verloopt.”

4. Dé projectmanager

Vanzelfsprekend maar absoluut niet overbodig. Het aanwijzen van een projectmanager die zich richt op het in goede banen leiden van alle lopende, én toekomstige, projecten. Zonder projectmanager is er geen overzicht en ontstaat er inefficiëntie. Zo is het onduidelijk waar de prioriteiten liggen als er zich een probleem voordoet. Klanten gaan contact opnemen met collega’s omdat zij een aanspreekpunt missen. Hierdoor gaan dingen langs elkaar heen lopen en ontstaat miscommunicatie.

Het belang van een projectmanager is dus het overzicht bewaren, duidelijke communicatie waarborgen en verandering goed op kunnen vangen. Met overzicht op alle werkzaamheden weet de projectmanager precies wat er gebeurd in de organisatie. Bij afwijkingen kan er direct gereageerd worden en dit houdt ook de medewerkers scherp. Als er een probleem ontstaat bij een issue kan de projectmanager snel schakelen en prioriteiten stellen. Het team wordt zo ingezet dat het issue snel getackeld kan worden en er zo weinig mogelijk tijd verloren gaat. Bij het ontwerpen van een website zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat de technische kant parallel loopt met de styling om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Als er een project live moet wordt daar prioriteit aan gegeven en kan de projectmanager bijvoorbeeld de planning voor de dag of week iets aanpassen.

Aan het einde van een project is evaluatie van groot belang. We kijken naar wat er goed en wat er minder goed ging. Zo kunnen we van het project en van elkaar leren en dat nemen we mee naar volgende projecten. Ook de input van de klant wordt hierbij meegenomen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat toekomstige projecten met een iets andere insteek worden opgezet, dat er meer of minder marge wordt gepland of dat er bijvoorbeeld vaker contact is met de klant of met het team.

5. Houd elkaar scherp

Door weinig contact met collega’s raak je soms een beetje afgezonderd van de rest van het team. Als projectmanager heb je contact met je projectteam. Door deze contacten intensief te onderhouden blijven werknemers de druk voelen. Zo zullen ze meer verantwoordelijkheid voelen voor hun werkzaamheden en blijven ze scherp.

En natuurlijk gaat het niet alleen om werkdruk en efficiëntie maar ook om interesse en waardering. Houdt je collega’s scherp en maak ze attent op fouten maar geef ze ook complimenten wanneer ze iets goed doen. Zo blijft iedereen alert, efficiënt en gemotiveerd.